Zertifikatsordnung

Nachstehende Zertifizierungsprozeduren auf der Basis einer DAkkS-Akkreditierung betreffen die in den jeweiligen Regelwerken verankerte Verfahrensvorschriften.

 

Betrifft: ISO Standards nach Regelwerken der IAF, EA, DAkkS.
(Verfahrensabläufe nach anderen Regelwerken, (EMAS etc.) unterliegen eigenständigen, hier nicht näher beschriebenen Anforderungen)


2.1                 Verfahrensablauf und Mitwirkungspflichten

Wenn ein Vertrag eine Zertifizierung vorsieht und den Verfahrensablauf nicht anders regelt, gliedert sich das Zertifizierungsverfahren in ein Erstzertifizierungsaudit für die erstmalige Erteilung des Zertifikats bzw. ein Rezertifizierungsaudit für die wiederholte Erteilung des Zertifikats, und regelmäßige Überwachungsaudits in den Phasen zwischen Erstzertifizierung und Rezertifizierung bzw. nach einer Rezertifizierung und der darauffolgenden Rezertifizierung. Sind gemäß den Spezifischen Bedingungen mehrere Standorte eines Auftraggebers in die vereinbarte Prüfung einbezogen, finden die relevanten Regelungen des angewendeten Standards Anwendung

Im Rahmen des Zertifizierungsprozess bewertet die CORE Umweltgutachter GmbH u.a. die Rechtskonformität des zu zertifizierenden Unternehmens bezogen auf den Rechtsrahmen der jeweiligen Prüfgrundlagen. Es wird kein Zertifikat vergeben, ohne dass die Rechtskonformität sichergestellt ist. Stellen Auditoren oder Gutachter der CORE Umweltgutachter GmbH bei einem Audit Mängel fest, die ein Auftraggeber nicht regelkonform und / oder fristgerecht behebt, ist die CORE Umweltgutachter GmbH berechtigt, den Vertrag auszusetzen oder außerordentlich zu kündigen. Schadensersatz- und sonstige Ansprüche bleiben unberührt. Die CORE Umweltgutachter GmbH ist bei einer außerordentlichen Kündigung berechtigt, ein erteiltes Zertifikat auszusetzen oder zu entziehen.

 

Ein Auftraggeber unterstützt die CORE Umweltgutachter GmbH bei der Erfüllung der von ihr vertraglich geschuldeten Leistungen. Dazu gehört insbesondere die rechtzeitige Verfügung aller relevanten Unterlagen vor Bearbeitungsbeginn in vollständiger und geordneter Weise, sowie das rechtzeitige zur Verfügung stellen von relevanten Informationen. Die CORE Umweltgutachter GmbH wird während erforderlicher Ortsbegehungen unterstützt und Verantwortliche oder Benannte des Auftraggebers stehen im vorgesehenen Zeitraum insbesondere zur Leistungsdurchführung zur Verfügung. Der Zugang zu allen relevanten Bereichen vor Ort und ggfs. bei Dritten wird sichergestellt. Der Auftraggeber hat die CORE Umweltgutachter GmbH unaufgefordert und rechtzeitig von allen Sachverhalten zu unter-richten, die zur sachgemäßen Auftragserfüllung relevant sein können. Mitwirkungshandlungen nimmt der Auftraggeber auf eigene Kosten vor. Die CORE Umweltgutachter GmbH wird vom Auftraggeber ermächtigt, bei Beteiligten, Behörden und dritten Personen die für die Vertragsdurchführung notwendigen Auskünfte einzuholen und Erhebungen durchzuführen. Sofern dies im Einzelfall erforderlich ist, ist vom Auftraggeber eine schriftliche Vollmacht zugunsten der CORE Umweltgutachter GmbH auszustellen.

Bei Zertifizierungsbeauftragungen ist ein Auftraggeber verpflichtet, die CORE Umweltgutachter GmbH über jedwede Angelegenheit zu informieren, die die Fähigkeit des Systems beeinträchtigen könnte, weiterhin die Anforderungen der jeweiligen zur Zertifizierung genutzten Norm zu erfüllen (z.B. Änderungen bezüglich Rechts- oder Organisationsform, wesentliche Veränderungen des Managementsystems und der Prozesse, Änderungen des vom zertifizierten Managementsystem erfassten Geltungsbereiches, etc.). Der Auftraggeber ist verpflichtet, die Zertifizierungsanforderungen zu erfüllen und die CORE Umweltgutachter GmbH unverzüglich und jederzeit alle Änderungen, die Einfluss auf die Erfüllung der Voraussetzungen der Zertifikatserteilung oder Zertifikatsaufrechterhaltung haben können, mitzuteilen.

 

 

Ein Auftraggeber ist verpflichtet, jeden Verweis auf eine Systemzertifizierung zu unterlassen, der auch nur stillschweigend andeuten könnte, dass die Zertifizierungsstelle ein Produkt (einschließlich einer Dienstleistung) oder einen Prozess zertifiziert hat. Die Nichtbeachtung dieser genannten Pflichten kann u.a. dazu führen, dass die Leistung der CORE Umweltgutachter GmbH unmöglich wird und ein Audit und/oder das Zertifizierungsverfahren abgebrochen werden muss. Auch kann aufgrund eines schweren Zwischenfalls in Bezug auf die SGA oder eines schweren Verstoßes gegen rechtliche Verpflichtungen ein Sonderaudit erforderlich sein, um zu untersuchen, ob das Managementsystem dadurch kompromittiert wurde und ob es richtig funktioniert.

Bei einem schwerwiegenden Verstoß gegen die genannten Pflichten ist die CORE Umweltgutachter GmbH zur außerordentlichen Kündigung des Vertrags sowie zum Entzug des Zertifikats berechtigt. Weitere Schadensersatz- und sonstige Ansprüche bleiben unberührt. Die IAF/MD 22:2018 verpflichtet den zertifizierten SGA-Kunden zur unverzüglichen Mitteilung an die CORE Umweltgutachter GmbH über schwerwiegende Vorfälle oder einen Verstoß gegen die Vorschriften, sobald das Einbeziehen der zuständigen Aufsichtsbehörde erforderlich ist. Diese Verpflichtung ist auch Teil jeder rechtlich durchsetzbaren Vereinbarung in Form der AGBs.



2.2                 Voraudit
Auf Wunsch eines Auftraggebers kann die Durchführung eines Voraudits veranlasst werden. Die im Voraudit durchgeführten Untersuchungen beinhalten in der Regel die Prüfung der Managementdokumentation und die stichprobenartige Funktionsprüfung des Management-Systems. Das Voraudit erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit der festgestellten Mängel. Voraudits können in der Regel je Auftraggeber / Standort und Standard nur einmal durchgeführt werden.


2.3                 Erstzertifizierungsaudit (ISO)
Das Erstzertifizierungsaudit erfolgt, sofern sich aus einem Vertrag nichts anderes ergibt, in zwei Stufen, einer Bereitschaftsanalyse einschließlich einer Dokumentenprüfung (Stufe 1) und dem Assessment vor Ort an dem/den Standort/en des Auftraggebers (Stufe 2). Nach Abschluss der Stufe 2 wird der Bericht über das Assessment erstellt. Aufgrund der Ergebnisse der Stufe 1 können Änderungen in der Planung zur Stufe 2 erforderlich werden, wie z.B. Assessment-Verlauf, Zusammensetzung des Assessment-Teams oder der Termin des Assessments. Die Stufe 1 des Audits wird in der Regel ebenfalls vor Ort an dem/den Standort/en des Auftraggebers durchgeführt. Die Bewertung der Stufe 1 muss sicherstellen, dass die Ziele der Stufe 2 erfüllt werden können. Wenn zwischen Stufe 1 und Stufe 2 mehr als drei Monate und weniger als sechs Monate vergehen, sollte die Stufe 1 wiederholt werden. Nach Ablauf von sechs Monaten ist die Stufe 1 zu wiederholen. Ist die Einhaltung dieser Frist von 6 Monaten aufgrund eines in der Verantwortung des Auftraggebers liegenden Grundes nicht möglich, ist der Auftraggeber verpflichtet, die Stufe 1 kostenpflichtig erneut durchführen zu lassen. Hierfür erhält der Auftraggeber ein gesondertes Angebot. Ein Erstzertifizierungsaudit muss innerhalb eines Jahres nach Vertragsschluss begonnen sein.


2.4                Überwachungsaudits
Während der Gültigkeitsdauer eines Zertifikats ist einem Auftraggeber entsprechend den vertraglichen und den von den Akkreditierungsstellen oder durch Gesetz vorgesehenen Regelungen verpflichtet, fristgerecht ein Überwachungsaudits durchführen zu lassen.


2.5                 Rezertifizierungsaudit
Ein Rezertifizierungsaudit entspricht dem Verfahren eines gesamtheitlichen Erstzertifizierungsaudits.


2.6                 Nachaudit
Werden bei Assessments durch Auditoren oder Gutachter der CORE Umweltgutachter GmbH Mängel (Nichtkonformitäten) festgestellt hat die CORE Umweltgutachter GmbH ein Nachaudit durchzuführen. Erhält die CORE Umweltgutachter GmbH Kenntnis zu einer relevanten Beschwerde, die sich auf den Auftraggeber bezieht, so liegt es im Ermessen der CORE Umweltgutachter GmbH, ein Nachaudit bzw. Sonderaudit durchzuführen. Die CORE Umweltgutachter GmbH kann Sonderaudits, auch kurzfristig verlangen, wenn plausible Gründe für eine mögliche Aberkennung eines von der CORE Umweltgutachter GmbH ausgestellten Zertifikats bekannt werden. Für besondere Audits z.B. zur Untersuchung von Beschwerden sowie bei der Änderung von Normen, Richtlinien oder Vereinbarungen, die der entsprechenden Zertifizierung zugrunde liegen, ist von der CORE Umweltgutachter GmbH ein separates Angebot zu erstellen. Nachaudits sind innerhalb der von CORE Umweltgutachter GmbH genannten Frist durchzuführen.


2.7                 Witnessaudit
Ein Auftraggeber gestattet Mitarbeitern oder Beauftragten von Akkreditierungstellen der CORE Umweltgutachter GmbH in allen Betriebsstätten Witnessaudits oder Sonderaudits durchzuführen. Die Mitarbeiter oder Beauftragten der Akkreditierungstellen die ein Witness- oder Sonderaudit durchführen, werden von den Akkreditierungstellen ausgewählt; ein Auftraggeber ist lediglich berechtigt, einen solchen Mitarbeiter / Beauftragten bis spätestens 2 Wochen vor einem geplanten Audittermin schriftlich abzulehnen, wenn die Zusammenarbeit mit dem betreffenden Witnee-Auditor  trotz ergriffener Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit unzumutbar ist. Bei berechtigter Ablehnung eines Mitarbeiters / Beauftragten einer  Akkreditierungstelle wird sich CORE Umweltgutachter GmbH darum bemühen, dass die Akkreditierungstelle den Mitarbeiter / Beauftragten austauscht. Sollte ein Austausch nicht möglich sein, sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen.  Ein Auftraggeber verpflichtet sich, auch bei seinen Herstellern und Subunternehmen oder die seiner Niederlassungen, für die Möglichkeit solcher Witnessaudits / oder Sonderaudits zu sorgen.


3.                    Zertifizierungsentscheidung
Nach ordnungsgemäßer Durchführung des Erstzertifizierungsaudits, des Rezertifizierungsaudits bzw. der Überwachungsaudits oder Nachaudit erstellen die Auditoren / Gutachter der CORE Umweltgutachter GmbH eine Zertifizierungsempfehlung über die Erteilung, Aufrechterhaltung, Erneuerung oder Erweiterung eines Zertifikats. Die Leitung der CORE Umweltgutachter GmbH trifft die Zertifizierungsentscheidung innerhalb der anwendbaren Normen und Regeln und aufgrund der im Rahmen der Audits erhaltenen Informationen und Dokumente.

  1. Fällt die Zertifizierungsentscheidung positiv aus, erhält ein Auftraggeber nach näherer Bestimmung des Vertrags ein Zertifikat, bei einem Überwachungs-Audit die Information der fortlaufenden Aufrechterhaltung der betreffenden Zertifizierung.
  2. Fällt bei einer Erstzertifizierung die Zertifizierungsentscheidung negativ aus, erhält ein Auftraggeber kein Zertifikat, weil nicht alle Voraussetzungen zur Konformität der betreffenden Norm für die Zertifikatserteilung erfüllt sind.
  3. Fällt bei einem Überwachungsaudit die Zertifizierungsentscheidung negativ aus, erhält ein Auftraggeber keine Verlängerung der Gültigkeit
  4. Fällt bei einer Rezertifizierungsaudits die Zertifizierungsentscheidung negativ aus, erhält ein Auftraggeber keine Neueinstellung des Zertifikates


Liegen nach der Durchführung der Prüfung nicht alle Voraussetzungen zur Erteilung eines Zertifikates vor, werden Berichte erstellt, in denen die Abweichungen festgehalten bzw. Auflagen bekannt gegeben werden, die zur Erlangung des Zertifikates notwendig sind. Die Frist zur Behebung der Abweichung wird mit dem Auditor / Gutachter vereinbart und darf die festgelegte Frist nicht überschreiten.

Nach Behebung der Abweichungen innerhalb dieser Frist erfolgt die Überprüfung der Wirksamkeit nach Ermessen der CORE Umweltgutachter GmbH durch Prüfung nachgereichter Dokumente oder eine Nachprüfung vor Ort.
Können die Mängel in dieser Zeit nicht behoben werden, behält sich die CORE Umweltgutachter GmbH eine Entscheidung über die Durchführung einer erneuten Nachprüfung vor.  Liegen auch nach zweimaliger Nachprüfung die Voraussetzungen nicht vor, kann das Zertifikat endgültig nicht erteilt werden. Ein neues Zertifizierungsverfahren muss dann als Erstzertifizierung durchgeführt werden.



4.                    Erteilung und Nutzung von Zertifikaten und Dokumenten
Wird einem Auftraggeber explizit ein Zertifikat erteilt oder werden dem Auftraggeber prüfbezogene Dokumente zur Verfügung gestellt, z.B. Audit-Berichte  /Gutachten (siehe Arbeitsergebnisse /Nutzungsobjekt), erhält ein Auftraggeber das Recht, das Nutzungsobjekt gemäß der Bestimmungen aus Nr 8 und Nr. 9 o.g. AGB und nachstehender Bestimmung zu nutzen.
Ein Zertifikat  darf nur während des im Zertifikat angegebenen Gültigkeitszeitraums verwendet werden und nur in dem Zeitraum solange eine Zertifizierung nicht ausgesetzt ist. Endet der Gültigkeitszeitraum des Zertifikats bevor eine Rezertifizierung durchgeführt wurde, darf das Zertifikat nicht weiter verwendet werden bevor ein neues Zertifikat erteilt wurde. Ein Auftraggeber darf nicht den Eindruck erwecken, seine Organisation stehe in einem gesellschaftsrechtlichen oder ähnlichem Verhältnis mit der CORE Umweltgutachter GmbH oder einem mit CORE Umweltgutachter GmbH verbundenen Unternehmen oder er könne für CORE Umweltgutachter GmbH oder ein mit CORE Umweltgutachter GmbH verbundenes Unternehmen auftreten. Die CORE Umweltgutachter GmbH haftet nicht für eine unzulässige Verwendung des Zertifikates.


5.                   Veröffentlichung einer Zertifikatszuteilung
Die CORE Umweltgutachter GmbH ist verpflichtet, Verzeichnisse (Zertifikatsdatenbank) der von ihr aufgrund ihrer DAkkS-Akkreditierung erteilten, ausgesetzten und zurückgezogenen Zertifikate zu führen und mit Name eines Auftraggebers, Adresse, zertifizierte Norm sowie Geltungsbereich zu veröffentlichen. Ein Auftraggeber kann in begründeten Ausnahmefällen eine Einschränkung der zu veröffentlichenden Informationen beantragen. Die CORE Umweltgutachter GmbH ist aber in jedem Fall verpflichtet, den Status eines vorgelegten Zertifikates zu benennen.
Ein Auftraggeber erklärt sich ausdrücklich damit einverstanden, dass die CORE Umweltgutachter GmbH im Zuge einer erfolgreich erteilten Zertifizierung Re-Zertifizierung den Namen der Organisation des Auftraggebers, das Nutzungsobjekt, das der Auftraggeber nutzen darf (samt Identifikationsmöglichkeit), Gültigkeit des Nutzungsobjekts und sonstige zertifikatsrelevante Informationen wie Entzug oder Aussetzung im Internet veröffentlicht. 


6.                  Vertraulichkeit
Neben Nr. 6 AGB gilt eine Information nicht als vertraulich, wenn sie zum Zeitpunkt der Kenntniserlangung durch CORE Umweltgutachter GmbH bereits öffentlich bekannt war oder ohne einen Verstoß zu Nr. 6 AGB öffentlich bekannt wurde, bzw. zum Zeitpunkt der Kenntniserlangung durch CORE Umweltgutachter GmbH dieser bereits bekannt war;

Neben Nr. 6 AGB gilt eine Information ebenso als nicht vertraulich wenn die CORE Umweltgutachter GmbH diese vor dem Abschluss einer Vereinbarung von einem Dritten erlangt hat oder danach ohne Verletzung dieser Vereinbarung von einem Dritten erlangt, sofern der Dritte jeweils rechtmäßig in den Besitz der Vertraulichen Informationen gelangt ist und durch die Weitergabe nicht gegen eine ihn selbst bindende Vertraulichkeitsverpflichtung verstößt. Die CORE Umweltgutachter GmbH wird vertrauliche Informationen streng vertraulich behandeln und sie Dritten weder weiterleiten noch auf sonstige Weise zugänglich machen sowie geeignete Vorkehrungen zum Schutz der vertraulichen Informationen treffen. CORE Umweltgutachter GmbH darf Vertrauliche Informationen nur zu Zwecken der Vorbereitung, Einschätzung und Durchführung des Vertrags verwenden und nicht anderweitig zu ihren eigenen Gunsten oder den Gunsten von Dritten nutzen. Die Verpflichtungen zur Vertraulichkeit gelten nicht, wenn ein Auftraggeber für den konkreten Einzelfall der Weitergabe vertraulicher Informationen an einen Dritten vorher schriftlich zugestimmt hat; Die Verpflichtungen zur Vertraulichkeit gelten nicht, wenn die CORE Umweltgutachter GmbH zur Offenlegung vertraulicher Informationen durch Gesetz, den Beschluss eines Gerichts, der Anordnung einer Behörde oder sonstigen staatlichen Einrichtung oder aufgrund der Regularien einer Akkreditierungstelle verpflichtet ist. In diesen Fällen ist die CORE Umweltgutachter GmbH ist berechtigt, von den schriftlichen Unterlagen, die der CORE Umweltgutachter GmbH zur Einsicht überlassen oder für die Auftragsdurchführung übergeben wurden, Kopien für die eigenen Unterlagen zu behalten.
Stellt die CORE Umweltgutachter GmbH vertrauliche Informationen im Einklang mit dieser Zertifizerungsordnung oder den sonstigen Vereinbarungen mit dem Auftraggeber Dritten zur Verfügung, wird die CORE Umweltgutachter GmbH den Auftraggeber, soweit möglich und soweit erlaubt darüber in Kenntnis setzen. Im Falle einer Beschwerde, die sich auf den Auftraggeber bezieht, werden sich die CORE Umweltgutachter GmbH, der Auftraggeber und der Beschwerdeführer über die eventuelle Veröffentlichung von vertraulichen Informationen, insbesondere der Gegenstand der Beschwerde sowie dessen Lösung, abstimmen. Die CORE Umweltgutachter GmbH ist berechtigt, vertrauliche Informationen zu Zwecken der ordnungsgemäßen Aktenführung und Archivierung auch nach Vertragsende mit dem Auftraggeber zu behalten. Siehe auch Nr. 15 AGB


7.                  Datenschutz
Die CORE Umweltgutachter GmbH verpflichtet sich zur Einhaltung der gesetzlichen Regelungen des Datenschutzes gem. der DSGV. Im Rahmen von gesetzlichen oder von Akkreditierungsstellen vorgeschriebenen Publikationspflichten darf die CORE Umweltgutachter GmbH die Adressdaten eines Auftraggebers und zertifikatsrelevante Tatsachen bekannt geben. Die CORE Umweltgutachter GmbH speichert, verarbeitet und nutzt auch personenbezogene Daten eines Auftraggebers zur ordnungsgemäßen Auftragserfüllung und für eigene Zwecke. Dazu setzt die CORE Umweltgutachter GmbH auch automatische Datenverarbeitungsanlagen ein. Zur Erfüllung der Datensicherungsanforderungen der Anlage zur DSGV hat die CORE Umweltgutachter GmbH  technisch-organisatorische Maßnahmen getroffen, die die Sicherheit der Datenbestände und der Datenverarbeitungsabläufe gewährleisten. Die mit der Verarbeitung beschäftigten Mitarbeiter sind auf die DSGV verpflichtet und gehalten, sämtliche Datenschutzbestimmungen strikt einzuhalten.



8.               Interne Audits, Second Party Audits und Multisiteverfahren
Bei internen Audits und bei Second Party Audits gelten diese Regelungen der Zertifizierungsordnung mit Ausnahme bzw. naheliegender Adaption. Ist im Rahmen des Second Party Audits ein Dritter zu prüfen/zu beurteilen und hat die CORE Umweltgutachter GmbH mit dem zu prüfenden/zu beurteilenden Dritten keinen eigenen Vertrag geschlossen, wird der Auftraggeber diesen Dritten dazu verpflichten, diese AGB so einzuhalten, als wäre dieser Dritte selbst Auftraggeber. Bei Multisiteverfahren ist die Zentrale des Vertragspartners  verpflichtet für die Einhaltung dieser Zertifizierungsordnung und AGB durch die Standorte zu sorgen.



9.              Änderung der Zertifizierungsbedingungen
Die CORE Umweltgutachter GmbH ist berechtigt, diese Zertifizierungsordnung zu ändern, wenn und soweit sich die Zertifizierungsanforderungen in einer Weise ändern, dass CORE Umweltgutachter GmbH nur unter geänderten Bedingungen in der Lage ist, ihre vertraglich vereinbarte Leistung im Einklang mit den Anforderungen einer konformen Zertifizierung zu erbringen. Über Änderungen  wird die CORE Umweltgutachter GmbH einen Auftraggeber mit einer angemessenen Frist von mindestens drei Monaten informieren. Ein Auftraggeber hat innerhalb der gesetzten Frist die Möglichkeit, der Änderung zu widersprechen. Widerspricht ein Auftraggeber innerhalb dieser Frist nicht, gelten die geänderten Zertifizierungsbedingungen als zwischen den Parteien vereinbart. Im Falle des Widerspruchs eines Auftraggebers haben beide Parteien das Recht, das Vertragsverhältnis mit einer Frist von einem Monat ab dem Zugang des Widerspruchs bei der CORE Umweltgutachter GmbH zu kündigen.



10.                Unwirksamkeit einer Bestimmung
Im Falle der Unwirksamkeit einer oder mehrerer Regelungen dieser Zertifizierungsbedingungen gilt an deren Stelle die gesetzliche Regelung als vereinbart. Sofern keine gesetzliche Bestimmung besteht, verpflichten sich die Parteien eine neue wirksame Bestimmung zu vereinbaren, welche dem Sinn der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. Die Wirksamkeit der übrigen Bedingungen bleibt unberührt.

Kontakt:

CORE Umweltgutachter GmbH
Endersbacher Str. 57
D-71334 Waiblingen

Tel.: +49 7151 16 767 55
Fax: +49 7151 16 767 56
E-Mail: info@core-cert.org
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